Audits voor compliance op afstand: de nieuwe werkelijkheid

15-06-2020

In een korte periode zijn we heel anders gaan werken. Minder op locatie, meer vanuit huis. Dit geldt ook wanneer we een interne audit of een leveranciersaudit doen. Hoe gaat dit? En wat zijn de voordelen die een audit op afstand met zich meebrengt? Thijs van Rossum, adviseur op het gebied van milieu en duurzaamheid, vertelt.

Lees verder

Audits voor compliance op afstand: de nieuwe werkelijkheid

Toch een hele switch, auditen op afstand. Hoe gaat dit?

"Het klinkt uitdagend, maar gaat best goed. De crux zit hem in het gebruiken van de juiste middelen. Voer ik als auditor bijvoorbeeld een milieumanagementaudit, ofwel een ISO 14001-audit uit? Dan spreek ik medewerkers van het bedrijf zoals de directie of de QHSE-manager online via videobellen."

Hoe toets je dan of het bedrijf werkt volgens de norm en de eigen procedures en werkwijzen?

"Als auditor wil ik bewijslasten kunnen zien in de vorm van documenten, e-mails, enzovoort. Die moeten voorhanden zijn tijdens zo'n audit. MIDAS is hierin een handig hulpmiddel. Alles staat web based bij elkaar. Daarnaast is het mogelijk om de auditor toegang geven tot het systeem. De auditor kan niets aanpassen, maar wel de nodige documentatie bekijken. Dat maakt ook dat je de klant makkelijk kan helpen bij vragen."

Wat zijn de voordelen van auditen op afstand?

"Minder reizen bespaart tijd en geld en is beter voor het milieu. Ook kun je een audit opknippen in delen. Dit maakt dat je tussentijds ruimte heb om na te denken over het vervolg of een verdieping van de audit. Het dwingt zowel mij als adviseur als de klant om vooraf goed na te denken hoe je zaken presenteert. Het directe gevolg daarvan is dus dat iedereen extra goed is voorbereid."

Alleen maar zonneschijn?

Naast een aantal terechte voordelen ziet Thijs ook de beperkingen van alléén op afstand auditen. "De externe auditor krijgt de cultuur en de context minder goed mee. Zeker als hij bij een voor hem onbekend bedrijf audit. Eerder kon je iets ter plekke laten zien ter illustratie. Nu zijn we meer aangewezen op bewijslasten. Bovendien is rondlopen door een bedrijf juist bij milieu en Arbo heel belangrijk. Het ideaalbeeld is dus dat we audits op locatie én op afstand kunnen combineren."

En u, lezer, gebruikt u MIDAS al?

Of wilt u MIDAS gaan gebruiken? Dan kunt u erop rekenen dat u altijd werkt met juiste, actuele informatie over wetten en regels. En bij veranderingen krijgt u bericht, zodat u altijd op de hoogte bent. MIDAS werkt eenvoudig en slim en biedt ondersteuning bij het voldoen aan wet- en regelgeving.

MIDAS: klaar voor de Omgevingswet

Zo is MIDAS straks klaar voor de Omgevingswet, die per 1 januari 2022 in werking treedt. We streven ernaar om ook alle lokale wet-/regelgeving te ontsluiten via MIDAS. U ziet dan in één oogopslag alle milieu- en Arboregels bij elkaar:

  • de Europese Regels
  • de Rijksregels en wetten, zoals nu het Activiteitenbesluit
  • de regels uit het Omgevingsplan, dus de lokale regels uit het huidige bestemmingsplan